À medida que uma empresa passa a tomar decisões com base em dados, o número de pessoas que precisam consultar indicadores também cresce.
O time de BI deixa de atender apenas a diretoria. Os dashboards passam a fazer parte da rotina das áreas comercial, financeira, operacional e administrativa. Em pouco tempo, filiais, franquias, clientes e parceiros também podem precisar acompanhar resultados, metas e indicadores.
Quando o número de usuários cresce, surge uma dúvida recorrente:
É necessário adquirir uma licença individual do Power BI para cada pessoa que precisa apenas visualizar os relatórios?
Nem sempre.
A empresa pode manter o Power BI como ambiente de criação e administração dos dados, enquanto disponibiliza os dashboards para os demais usuários por meio de um portal, com autenticação, permissões e uma experiência mais simples de navegação.
Entenda como a BI Explorer separa quem produz e administra os dados de quem apenas precisa consumi-los para tomar decisões, trazendo controle e governança dos dados e economia com licenças.
Criar relatórios e consumir informações são atividades diferentes
O Power BI atende muito bem aos profissionais que desenvolvem, editam e publicam relatórios. São usuários que trabalham diretamente com modelos de dados, indicadores, filtros, permissões e atualizações.
Mas a maioria das pessoas que acessam os dashboards não precisa criar relatórios nem administrar ambientes. Elas precisam apenas consultar informações para acompanhar resultados e tomar decisões.
A empresa pode, então, separar esses dois perfis:
- Os profissionais de dados continuam utilizando o Power BI para desenvolver e publicar os relatórios.
- Os usuários finais acessam os indicadores por meio de um portal organizado, com autenticação, permissões e menus personalizados.
Power BI.
Como a BI Explorer participa dessa arquitetura
A BI Explorer funciona como uma camada de distribuição entre o ambiente da Microsoft e os usuários finais.
O fluxo de trabalho permanece simples:
Power BI Desktop → Power BI Service → BI Explorer → Usuários finais.
Os relatórios continuam sendo desenvolvidos no Power BI. Depois da publicação, a BI Explorer organiza a entrega dessas informações em um portal próprio, que pode ser utilizado por colaboradores, clientes, fornecedores, franqueados ou parceiros.
O usuário acessa somente os conteúdos autorizados. Ele não precisa navegar por workspaces, menus de criação ou configurações técnicas que não fazem parte da sua rotina.
Na prática, o portal pode oferecer:
- Autenticação individual;
- Controle de permissões;
- Organização dos dashboards por área, unidade ou perfil;
- Identidade visual própria;
- Gestão centralizada dos relatórios;
- Experiência de navegação mais simples.
O modelo pode reduzir o custo de distribuição
A empresa ainda possui custos relacionados ao ambiente Microsoft e ao uso do portal. A diferença está na forma como esses custos são estruturados.
Em vez de manter licenças Power BI Pro ou PPU para todas as pessoas que apenas consultam informações, a organização pode utilizar uma capacidade compartilhada do Power BI Embedded ou do Microsoft Fabric, combinada com a BI Explorer.
O portal também possui custo por usuário ativo, porém, esse valor tende a ser significativamente menor do que manter uma licença individual tradicional para cada usuário consumidor.
O resultado é uma estrutura mais adequada para empresas que precisam ampliar o acesso aos dados. O orçamento deixa de crescer necessariamente na mesma proporção da quantidade de pessoas que visualizam os relatórios.
Esse cálculo depende de fatores como:
- Quantidade de usuários ativos;
- Frequência de acesso;
- Volume e complexidade dos relatórios;
- Quantidade de dados processados;
- Necessidade de capacidade computacional;
- Regras de segurança e integração.
Por isso, a análise deve considerar o cenário completo da empresa, e não apenas o preço isolado de uma licença.
A diferença entre usuários produtores e usuários consumidores
Uma das principais vantagens desse modelo é reconhecer que nem todos os usuários têm a mesma necessidade.
Usuários produtores
São os profissionais que criam e administram os relatórios. Normalmente, fazem parte das equipes de BI, controladoria, finanças, tecnologia ou gestão.
Eles precisam trabalhar no ambiente do Power BI para:
- Construir modelos de dados;
- Criar medidas e indicadores;
- Publicar relatórios;
- Realizar ajustes;
- Administrar atualizações;
- Configurar os conteúdos analíticos.
Usuários consumidores
São as pessoas que consultam os dashboards para acompanhar o negócio.
Podem ser:
- Diretores;
- Gestores;
- Vendedores;
- Equipes administrativas;
- Operadores;
- Franqueados;
- Clientes;
- Fornecedores;
- Parceiros comerciais.
Esse público geralmente não precisa editar relatórios. Precisa encontrar rapidamente a informação correta, dentro dos limites definidos pela empresa.
A BI Explorer foi desenhada para atender justamente essa camada de consumo.
Mais acesso, sem abrir mão da governança
Distribuir dashboards para muitas pessoas exige mais do que simplesmente compartilhar um link.
A empresa precisa saber quem acessa cada informação, quais relatórios estão disponíveis e quais usuários podem visualizar determinados dados. Essa preocupação aumenta quando existem dados financeiros, comerciais, operacionais ou informações de clientes envolvidos.
A BI Explorer utiliza APIs oficiais da Microsoft e recursos de criptografia AES-256 para proteger a comunicação e o armazenamento das informações, conforme a arquitetura adotada no projeto.
Também é importante evitar o recurso gratuito “Publicar na Web” para distribuir dados corporativos. Essa opção pode tornar os relatórios acessíveis publicamente, além de permitir que os links sejam compartilhados ou indexados por mecanismos de busca.
Para dados protegidos pela LGPD, essa prática pode criar riscos graves de exposição e não deve ser tratada como uma alternativa de governança.
O acesso precisa acontecer por meio de autenticação, permissões e uma arquitetura compatível com o nível de confidencialidade das informações.
Uma interface idealizada para facilitar a vida de quem só precisa decidir
O Power BI Service oferece recursos importantes para quem desenvolve e administra relatórios. Ao mesmo tempo, sua interface pode apresentar menus e conceitos técnicos que não fazem parte da rotina de um diretor, vendedor ou cliente.
Com a BI Explorer, a empresa pode apresentar os dashboards em um ambiente próprio, mais direto e alinhado à sua operação.
Um gestor comercial pode visualizar apenas os indicadores da sua região. Um franqueado pode acessar os resultados da própria unidade. Um cliente pode consultar os relatórios contratados, sem visualizar dados de outras empresas.
A experiência deixa de ser baseada na estrutura técnica do Power BI e passa a refletir a forma como a organização trabalha.
Quando esse modelo faz mais sentido?
A arquitetura com BI Explorer costuma ser mais interessante para empresas que precisam distribuir informações para muitos usuários ou públicos diferentes.
Alguns exemplos:
- Redes de franquias;
- Empresas com várias filiais;
- Grupos empresariais;
- Indústrias com diversas unidades;
- Consultorias que entregam Dashboards aos clientes;
- Empresas de tecnologia que desejam oferecer BI como parte do próprio produto;
- Organizações que precisam compartilhar indicadores com parceiros;
- Operações comerciais com grande quantidade de usuários consumidores.
Empresas com estruturas muito pequenas e menos de 10 licenças Power BI talvez ainda não tenham volume suficiente para justificar esse modelo. Nesses casos, as necessidades de expansão, governança e distribuição costumam ser mais limitadas.
A BI Explorer entrega mais valor quando existe uma diferença significativa entre a quantidade de profissionais que criam os relatórios e o número de pessoas que precisam consultá-los.
A pergunta certa para planejar o acesso aos dados
Quando todos os usuários são tratados da mesma maneira, a empresa tende a perguntar:
Quantas licenças individuais do Power BI precisamos comprar?
Ao separar produção e consumo, a pergunta muda:
Quantas pessoas precisam acessar os dados para tomar decisões?
Essa mudança ajuda a planejar uma arquitetura mais coerente com a realidade da organização.
Os profissionais responsáveis pelo BI continuam trabalhando com as ferramentas adequadas, enquanto os demais usuários recebem uma experiência de acesso simples, segura e personalizada.
A BI Explorer permite distribuir informações para diferentes públicos sem transformar cada usuário consumidor em um novo administrador do ambiente Microsoft.
Resumindo
Mais pessoas acessando o Power BI não precisam significar uma licença individual para cada usuário.
Com uma arquitetura baseada em Power BI Embedded ou Microsoft Fabric e na camada de distribuição da BI Explorer, a empresa pode manter o desenvolvimento dos relatórios no Power BI e oferecer o consumo por meio de um portal próprio.
O resultado é uma operação preparada para crescer, com controle de acesso, melhor experiência para os usuários e uma estrutura financeira mais adequada à distribuição em escala.
Quer avaliar como esse modelo pode funcionar na sua empresa?
