Ampliar o acesso a relatórios de Power BI para centenas ou milhares de pessoas costuma soar como sinônimo de fatura de licenciamento fora de controle. Um cliente da BI Explorer mostrou que não precisa ser assim: ampliou o acesso de 103 para 1.452 pessoas e reduziu 79% no custo de licenciamento, mantendo governança sobre quem acessa cada dado.
Este post detalha o cenário antes da mudança, o que foi feito e os resultados obtidos, para você avaliar se o mesmo caminho faz sentido para a sua empresa.
Qual era o cenário antes da mudança?
Antes da implantação, o acesso à informação estava concentrado em apenas 103 pessoas. Os dados já existiam e estavam centralizados, mas a governança era frágil e a visibilidade operacional para o restante da empresa era baixa. O modelo de licenciamento avaliado como comparação tinha custo elevado para expandir esse acesso a mais gente.
Esse é um cenário comum: a empresa já investiu em Power BI e em relatórios bem construídos, mas o acesso fica restrito a um grupo pequeno porque ampliar esse número, no modelo tradicional, significa multiplicar o custo de licenciamento na mesma proporção.
O que foi feito para ampliar o acesso com segurança?
A mudança envolveu quatro frentes de trabalho. Primeiro, a reserva de licenças adequadas para o time responsável pelo desenvolvimento dos relatórios, já que quem cria e edita continua precisando desse tipo de licença. Depois, a estruturação de grupos e permissões de acesso, definindo quem deveria ver cada relatório. Em seguida, a integração com o diretório corporativo (AD) da empresa, incluindo mais de 1.200 colaboradores nesse cadastro. Por fim, o ajuste da segmentação de acesso, garantindo que cada grupo visualizasse apenas os dados relevantes para sua função.
Se sua empresa também tem relatórios prontos mas represados por causa do custo de licenciamento, vale entender qual dessas quatro frentes já está estruturada internamente e qual ainda precisa de ajuste antes de ampliar o acesso.
Quais foram os resultados alcançados?
O acesso foi ampliado de 103 para 1.452 pessoas, uma redução de 79% no custo de licenciamento em comparação com o modelo avaliado antes da mudança. O ganho não veio de reduzir o uso de dados, e sim de mudar o modelo de distribuição: mais gente com acesso aos dados certos, mantendo controle de quem vê o quê, gestão centralizada de permissões e rastreabilidade de cada acesso.
Vale reforçar: esse percentual de 79% é o resultado documentado deste caso específico, não uma promessa fixa para qualquer empresa. O potencial de redução depende do cenário, da quantidade de usuários, do padrão de consumo, da capacidade necessária e do modelo de licenciamento atual de cada empresa.
Como esse modelo pode se aplicar à sua empresa?
A BI Explorer distribui o Power BI usando capacidade compartilhada, com base em Power BI Embedded, em vez de exigir uma licença individual para cada pessoa que só visualiza relatórios. A plataforma não substitui o desenvolvimento de dashboards: atua na distribuição segura e no controle de acesso aos relatórios já construídos no Power BI, com criptografia AES-256, auditoria completa e conformidade com a LGPD.
O primeiro passo para saber se esse modelo se aplica ao seu cenário é mapear quantas pessoas hoje têm licença, quantas realmente usam o Power BI e quantas dessas pessoas só precisam visualizar relatórios já prontos.
Vale notar que esse case não envolveu trocar de ferramenta nem migrar relatórios: os painéis já construídos no Power BI continuaram os mesmos. A mudança aconteceu na camada de distribuição e controle de acesso, o que costuma tornar o processo mais rápido do que um projeto de reconstrução de dashboards do zero.
Perguntas frequentes sobre este case
Esse resultado de 79% é garantido para qualquer empresa?
Não. É o resultado documentado deste case específico. O potencial de redução varia conforme o cenário, a quantidade de usuários e o licenciamento atual de cada empresa.
Que tipo de empresa se beneficia mais desse modelo?
Empresas que precisam distribuir relatórios para múltiplas áreas, filiais ou unidades de negócio, com um número crescente de pessoas que apenas visualizam dados, sem criar ou editar relatórios.
É preciso reestruturar todos os acessos de uma vez?
Não necessariamente. A estruturação de grupos e permissões pode ser feita por etapas, começando pelas áreas com maior volume de usuários represados por custo de licenciamento.
A integração com o diretório corporativo (AD) é obrigatória?
Não é obrigatória, mas facilita a gestão centralizada de permissões quando a empresa já usa esse tipo de diretório para outros sistemas.
Pronto para avaliar o potencial de redução no seu cenário?
Esse case mostra que ampliar o acesso a dados e reduzir custo de licenciamento não são objetivos incompatíveis, desde que o modelo de distribuição seja o correto para o tamanho da sua empresa. O próximo passo é entender quanto desse potencial se aplica ao seu cenário específico.
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