O fim do ano é sempre um convite à reflexão. Para as empresas orientadas por dados, isso significa revisar custos, desempenho e eficiência da operação de Business Intelligence. Afinal, a maturidade em BI vai além dos dashboards e também exige eficiência no uso da infraestrutura, clareza sobre custos e governança real do ambiente de dados.
O momento é ideal para fazer ajustes estratégicos que tornem o BI mais escalável e sustentável. Neste artigo, trouxemos três dicas, para quem usa o Power BI, que vão ajudar nessa missão.
1. Avalie o modelo de licenciamento
O primeiro ajuste estratégico para 2026 é avaliar se o modelo de licenciamento atual faz sentido para o tamanho da sua base de usuários.
Muitas empresas ainda pagam muitas licenças Pro para usuários que apenas visualizam relatórios. Em cenários assim, o custo total pode ser muito maior do que o necessário, especialmente quando comparado ao uso por capacidade.
Por isso, o primeiro passo é comparar:
- Quantidade atual de usuários que acessam o Power BI para visualizar relatórios;
- Custo total em licenças individuais (Pro e PPU);
- Comparar o custo para adoção de uma capacidade (Embedded ou Fabric);
- Crescimento previsto da base de usuários para 2026.
Esse diagnóstico já mostra se a empresa está gastando mais do que deveria e qual modelo traz o melhor equilíbrio entre custo, performance e escalabilidade.
A partir dessa análise, vem o próximo passo: otimizar a capacidade escolhida.
Se a empresa utiliza Power BI Embedded
A capacidade Embedded permite entregar relatórios sem depender de licenças individuais para cada visualizador. Isso reduz a necessidade de licenças e facilita a expansão da base de usuários.
O ajuste recomendado para 2026 é revisar:
- Horários de start/stop da capacidade;
- Picos de acesso e consumo;
- Modelos que podem estar pesando o processamento;
- Dashboards duplicados ou pouco utilizados.
Pequenas otimizações melhoram a performance e reduzem o consumo mensal da capacidade.
Se a empresa utiliza Microsoft Fabric
O Fabric centraliza ingestão, armazenamento, processamento e Power BI em um único ambiente, o que otimiza o backend e reduz redundâncias.
Ajustes que podem reduzir custos em 2026:
- Eliminar camadas de dados duplicadas;
- Revisar pipelines que rodam com frequência maior que a necessária;
- Otimizar modelos para reduzir cardinalidade alta;
- Organizar workspaces e remover objetos obsoletos.
Essas ações aliviam a carga de computação e tornam o ambiente mais previsível.
2. Controle acessos com base em perfis e hierarquias
Outro ponto crítico é o controle de acessos. Sem uma estrutura hierárquica clara, cada novo usuário pode exigir uma nova licença, mesmo que seu acesso seja pontual.
Ao criar uma lógica de usuários, departamentos e níveis de permissão, é possível definir quem realmente precisa visualizar relatórios dinâmicos e quem pode receber visualizações consolidadas.
Na BI Explorer, isso é feito de forma nativa: é possível construir a estrutura hierárquica completa da organização e aplicar políticas de acesso personalizadas.
Perfil Master
- Controla toda a conta;
- Cria e gerencia unidades de negócio;
- Define Admins e Viewers;
- Organiza e compartilha relatórios;
- Monitora acessos e atividades.
Perfil Admin
- Gerencia equipes, áreas ou unidades;
- Cria usuários e grupos;
- Controla acesso aos relatórios com filtros e regras;
- Cadastra relatórios;
- Acompanha logs da sua estrutura.
Perfil Viewer
- Consulta relatórios compartilhados com ele;
- Pode favoritar conteúdos e organizar sua área;
- Não edita nem publica.
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3. Substitua logins múltiplos por acessos gerenciados via BI Explorer
Com a BI Explorer, o acesso aos relatórios Power BI é feito dentro da própria plataforma, integrada às APIs oficiais da Microsoft.
Isso elimina o uso de logins compartilhados e reduz significativamente o número de licenças necessárias, sem abrir mão da rastreabilidade.
Cada usuário acessa os relatórios de acordo com seu perfil, e o administrador pode monitorar em tempo real quem visualizou, compartilhou ou exportou informações.
Resultado: menos licenças, mais segurança e total visibilidade.
Como a BI Explorer torna tudo isso possível
A BI Explorer funciona como um hub de relatórios Power BI, que permite escalar o uso de dados sem precisar multiplicar licenças.
Entre os principais diferenciais técnicos estão:
- Integração com as APIs Microsoft Power BI;
- Compatibilidade com capacidades Embedded e Microsoft Fabric;
- Gerenciamento centralizado de acessos e permissões;
- Monitoramento de uso e métricas de performance atualizado a cada duas horas.
Na prática, isso significa que sua empresa pode:
- Reduzir custos com licenças individuais;
- Garantir governança e rastreabilidade de acessos;
- Ampliar a base de usuários, permitindo que mais áreas usem os dados no dia a dia;
- Otimizar a performance e o consumo de recursos, com relatórios entregues de forma leve e rápida.
Assim, sua operação se torna mais eficiente, previsível e preparada para crescer.
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Conclusão: menos custo, mais clareza e escala para 2026
O próximo ciclo será das empresas que souberem fazer mais com menos, e isso inclui a operação de dados.
Ao otimizar licenças, controlar acessos e adotar uma plataforma como a BI Explorer, sua organização ganha clareza sobre custos, melhora performance e expande o uso estratégico do Power BI de forma sustentável.
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