Sua empresa contratou um punhado de licenças Power BI Pro há algum tempo, achando que aquilo seria suficiente. Hoje esse número virou dezenas, às vezes centenas, e a fatura de licenciamento cresce todo mês. Só que ninguém sabe dizer, com clareza, se esse valor ainda faz sentido pelo tanto que a empresa realmente usa.
Existem sinais claros de que uma empresa está pagando caro demais pelo Power BI, e a maioria só percebe isso quando a diretoria pergunta por que o orçamento de tecnologia não para de subir.
Este post reúne 5 sinais práticos para você identificar se sua empresa está nesse cenário, e o que fazer para reduzir esse custo sem abrir mão de governança.
Quais são os 5 sinais de que você paga caro demais pelo Power BI?
Os principais sinais são: não saber quantas licenças estão realmente em uso, pagar por pessoas que quase não abrem os relatórios, negociar orçamento toda vez que uma área nova pede acesso, depender do time de TI para aprovar quem vê o quê, e não conseguir prever o custo de licenciamento conforme a empresa cresce.
Qualquer um desses sinais já indica desperdício de orçamento no modelo atual.
1. Você não sabe, sem abrir uma planilha, quantas licenças estão realmente em uso
Se para responder “quantas licenças de Power BI Pro pagamos hoje e quantas realmente são usadas” alguém precisa cruzar informação em mais de um sistema, esse já é o primeiro sinal de descontrole. Licenciamento saudável tem visibilidade direta, sem esforço manual.
2. Existem licenças pagas para pessoas que abrem o relatório poucas vezes por mês
Todo mundo que só olha um dashboard, sem nunca criar ou editar nada, consome no modelo tradicional o mesmo tipo de licença de quem desenvolve os relatórios. Isso funciona bem com poucos usuários, mas fica caro rápido quando o uso se espalha por áreas e filiais.
3. Cada nova área ou filial que pede acesso vira uma negociação de orçamento
Quando toda solicitação de acesso a um relatório esbarra primeiro numa conversa sobre custo, e só depois numa conversa sobre a necessidade do negócio, o modelo de licenciamento está limitando o uso dos dados, não viabilizando.
4. O time de TI virou responsável por aprovar ou negar acesso a relatórios
Quando o TI passa mais tempo decidindo quem pode ver um dashboard do que cuidando de segurança e governança de fato, o processo de acesso virou gargalo, não controle.
5. Você não consegue prever quanto vai pagar de licenciamento no próximo trimestre
Se o crescimento natural do número de pessoas com acesso a relatórios significa um aumento de custo imprevisível, o orçamento de dados fica refém da adoção da própria ferramenta, quando deveria acompanhar o valor que ela gera.
Por que esses sinais aparecem mesmo em empresas organizadas?
Esses sinais aparecem porque o crescimento do uso do Power BI dentro de uma empresa raramente é planejado. Um relatório criado para a diretoria vira útil para o time comercial, que compartilha com as filiais, que abrem acesso para parceiros e representantes.
Cada pessoa nova nessa cadeia, mesmo só olhando o relatório, normalmente exige uma licença nova no modelo tradicional.
Como ninguém decide isso de uma vez, o custo cresce aos poucos, quase sem perceber, até que a soma no fim do ano surpreende quem aprova o orçamento. Se sua empresa reconheceu 2 ou mais dos sinais acima, vale entender quanto desse custo pode ser evitado sem reduzir o acesso aos dados.
Como reduzir esse custo sem perder governança?
A resposta não é usar menos dados, e sim mudar o modelo de distribuição dos relatórios. A BI Explorer distribui o Power BI usando capacidade compartilhada, com base em Power BI Embedded, em vez de exigir uma licença individual para cada pessoa que só visualiza relatórios.
Isso não elimina a necessidade de licenças para quem cria e edita relatórios, e a BI Explorer não substitui o desenvolvimento de dashboards: a plataforma atua na distribuição segura e no controle de acesso aos relatórios já construídos no Power BI.
O que muda é o custo de levar esses relatórios a centenas ou milhares de pessoas que só precisam consultar os dados, mantendo gestão centralizada de permissões, auditoria e conformidade com a LGPD.
Empresas que fazem essa mudança normalmente começam pelo mesmo ponto: mapear quantas licenças pagam hoje e quantas pessoas realmente precisam apenas visualizar relatórios já prontos.
Quais resultados sua empresa pode esperar ao resolver isso?
Empresas que reorganizam o modelo de licenciamento podem reduzir o custo por usuário em até 80%, dependendo do cenário, da quantidade de usuários, do padrão de consumo, da capacidade necessária e do licenciamento atual. Um cliente ampliou o acesso de 103 para 1.390 pessoas e reduziu 79% no custo de licenciamento, mantendo governança sobre quem acessa cada dado.
Perguntas frequentes sobre o custo do Power BI
Reduzir o número de licenças significa perder controle de acesso?
Não. A distribuição via capacidade compartilhada mantém segmentação de acesso, criptografia AES-256, auditoria completa e conformidade com a LGPD, com gestão centralizada de permissões por usuário, grupo ou unidade de negócio.
Preciso migrar meus relatórios para outra ferramenta?
Não. Os relatórios já construídos no Power BI continuam os mesmos; o que muda é a camada de distribuição e controle de acesso.
A BI Explorer desenvolve os dashboards para a minha empresa?
Não. A BI Explorer não substitui o desenvolvimento de dashboards: atuamos na distribuição segura e no controle de acesso aos relatórios já construídos no Power BI.
Quantas licenças minha empresa realmente precisa?
Depende de quantas pessoas criam e editam relatórios, e quantas só precisam visualizar. O primeiro passo é mapear esse número real antes de decidir qualquer mudança.
Como sei se minha empresa está pagando caro demais?
Se você reconheceu 2 ou mais dos 5 sinais deste post, vale fazer um diagnóstico do seu licenciamento atual para entender o potencial de redução no seu cenário específico.
Pronto para descobrir quanto sua empresa está gastando a mais?
Pagar caro demais pelo Power BI não é uma questão de usar a ferramenta errada, e sim de manter um modelo de licenciamento que não acompanha o tamanho da sua empresa. Reconhecer os sinais é o primeiro passo para decidir se vale a pena mudar o modelo de distribuição antes que o orçamento cresça ainda mais.
Fale com o time BI Explorer
Peça um diagnóstico gratuito do seu licenciamento atual e descubra quantos desses 5 sinais sua empresa já apresenta, e quanto pode ser reduzido sem abrir mão de governança e segurança.
