Sua empresa começou com poucas licenças de Power BI e, aos poucos, o número de pessoas que precisam ver relatórios foi crescendo. Hoje a fatura de licenciamento cresce todo mês e ninguém consegue explicar exatamente por quê. Se esse cenário parece familiar, o problema tem nome: o custo por usuário do Power BI sobe junto com o sucesso da adoção da ferramenta, não com o valor que ela realmente gera.
Este post explica por que isso acontece, o que costuma sinalizar que sua empresa já passou do ponto de equilíbrio e como reduzir esse custo sem abrir mão de governança e segurança.
O que é o custo por usuário do Power BI?
O custo por usuário do Power BI é o valor que a empresa paga, em média, por cada pessoa com acesso a relatórios e dashboards, considerando o modelo de licenciamento contratado. No modelo tradicional, Power BI Pro ou Premium por usuário, cada pessoa que só precisa visualizar um relatório, sem nunca criar ou editar nada, consome o mesmo tipo de licença de quem desenvolve os relatórios.
Esse desenho de licenciamento funciona bem quando poucas pessoas usam a ferramenta, mas se torna caro quando o uso se espalha por várias áreas, filiais ou até parceiros externos.
Por que esse custo sai do controle conforme a empresa cresce?
O custo sai do controle porque o crescimento do uso do Power BI dentro da empresa não é linear. Um relatório de vendas criado para a diretoria acaba sendo pedido pelo time comercial. O time comercial compartilha com as filiais. As filiais pedem acesso para parceiros e representantes. Cada nova pessoa nessa cadeia, mesmo sendo apenas espectadora dos dados, normalmente exige uma nova licença.
Alguns sinais comuns de que o custo por usuário já está fora de controle: o gestor de BI não sabe, sem consultar uma planilha, quantas licenças estão realmente em uso; existem licenças pagas para pessoas que abrem o relatório poucas vezes por mês; cada nova área ou filial que pede acesso vira uma negociação de orçamento; e o time de TI virou responsável por aprovar ou negar acesso a relatórios, em vez de cuidar de governança e segurança.
Como reduzir o custo por usuário sem perder governança?
A resposta não é usar menos o Power BI, e sim mudar a forma como os relatórios chegam até quem só precisa visualizar os dados. A BI Explorer distribui o Power BI usando capacidade compartilhada, com base em Power BI Embedded, em vez de exigir uma licença individual para cada pessoa que apenas visualiza relatórios. Na prática, isso significa que a empresa paga por uma capacidade de processamento compartilhada entre todos os usuários de visualização, e não por licença individual de cada um deles.
Isso não elimina a necessidade de licenças para quem cria e edita relatórios, e a BI Explorer não substitui o desenvolvimento de dashboards: a plataforma atua na distribuição segura e no controle de acesso aos relatórios já construídos no Power BI. O que muda é o custo de levar esses relatórios para centenas ou milhares de pessoas que só precisam consultar os dados, mantendo controle de acesso, gestão centralizada de permissões, auditoria e conformidade com a LGPD.
Quais resultados são possíveis com essa mudança?
Com esse modelo, empresas que ampliam o número de usuários de visualização podem reduzir o custo de licenciamento em até 80%, dependendo do cenário, da quantidade de usuários, do padrão de consumo, da capacidade necessária e do licenciamento atual.
Um cliente ampliou o acesso de 103 para 1.390 pessoas e reduziu 79% no custo de licenciamento, mantendo governança. O resultado não veio de cortar acesso, e sim de mudar o modelo de distribuição: mais gente com acesso aos dados certos, com controle de quem vê o quê, gestão centralizada de permissões e rastreabilidade de cada acesso.
Como começar a reduzir o custo do seu Power BI?
O primeiro passo é entender o cenário atual de licenciamento: quantas pessoas têm licença, quantas realmente usam o Power BI, e quantas dessas pessoas só precisam visualizar relatórios já prontos. A partir desse diagnóstico é possível estimar o potencial de redução de custo no seu caso específico, sem comprometer a governança sobre quem acessa cada dado.
Perguntas frequentes sobre o custo por usuário do Power BI
O que é Power BI Embedded?
É a tecnologia da própria Microsoft que permite incorporar relatórios do Power BI em outra plataforma, usando capacidade de processamento compartilhada em vez de licença individual por usuário de visualização. A BI Explorer usa Power BI Embedded, junto com APIs oficiais da Microsoft e Microsoft Fabric, para distribuir relatórios com segurança.
Isso significa que vou parar de usar o Power BI?
Não. O Power BI continua sendo a ferramenta de criação e edição dos relatórios. A BI Explorer muda apenas a forma como esses relatórios chegam até quem só precisa visualizá-los.
Preciso trocar de ferramenta ou migrar meus relatórios?
Não. Os relatórios já construídos no Power BI continuam os mesmos; o que muda é a camada de distribuição e controle de acesso.
A BI Explorer desenvolve os dashboards para a minha empresa?
Não. A BI Explorer não substitui o desenvolvimento de dashboards: atuamos na distribuição segura e no controle de acesso aos relatórios já construídos no Power BI.
É seguro reduzir o número de licenças sem perder controle de acesso?
Sim. A distribuição via capacidade compartilhada mantém segmentação de acesso, criptografia AES-256, auditoria e conformidade com a LGPD, com gestão centralizada de permissões por usuário, grupo ou unidade de negócio.
Pronto para reduzir o custo do seu licenciamento?
Reduzir o custo por usuário do Power BI não depende de usar menos dados, e sim de escolher o modelo de distribuição certo para o tamanho da sua empresa. Se o número de pessoas com acesso a relatórios só cresce e o orçamento de licenciamento cresce junto, vale entender quanto desse custo pode ser reduzido sem abrir mão de governança.
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